Αυτόματες Απαντήσεις Google Business: Γρήγορος Οδηγός και Καλύτερες Πρακτικές

Συλλαμβάνετε κάθε πιθανό πελάτη, ακόμα και όταν το γραφείο σας είναι κλειστό ή η ομάδα σας είναι απασχολημένη επιτόπου; Στον σημερινό γρήγορο ψηφιακό κόσμο, το πρώτο μήνυμα ενός εν δυνάμει πελάτη είναι μια κρίσιμη στιγμή. Μια καθυστερημένη απάντηση μπορεί να σημαίνει μια χαμένη ευκαιρία. Εδώ είναι που η κατανόηση του αυτοματοποιημένου μηνυμάτων στο Google Business Profile σας (πρώην Google My Business) καθίσταται όχι μόνο μια ευκολία, αλλά ένα ισχυρό εργαλείο για ανάπτυξη, εμπλοκή και ικανοποίηση πελατών.

Η ρύθμιση μιας αποτελεσματικής στρατηγικής αυτοματοποιημένων μηνυμάτων εξασφαλίζει ότι κάθε ερώτηση λαμβάνει άμεση αναγνώριση, διαχειριζόμενη επαγγελματικά τις προσδοκίες και παρέχοντας κρίσιμες πληροφορίες μέχρι να έχετε την δυνατότητα να παρέχετε μια προσωπική παρακολούθηση. Μετατρέπει το προφίλ σας στο Google από μια στατική καταχώρηση σε ένα δυναμικό, 24/7 κανάλι επικοινωνίας, που εργάζεται για εσάς ακόμα και όταν δεν μπορείτε.

Γιατί ο Αυτοματισμός Μηνυμάτων στο Προφίλ Google Business είναι ένας Αλλαγής Παιχνιδιού

Στη ψηφιακή βιτρίνα του Google Business Profile σας, η ανταποκρισιμότητα είναι βασιλιάς. Η ίδια η Google δίνει προτεραιότητα σε επιχειρήσεις που δεσμεύονται γρήγορα με πελάτες, και ενδυνάμει πελάτες βλέπουν μια γρήγορη απάντηση ως ένδειξη επαγγελματικής και επιμελούς εταιρείας. Η εφαρμογή ενός συστήματος αυτόματης απάντησης προσφέρει άμεσα και απτά οφέλη που ξεπερνούν την απλή ευκολία. Είναι μια στρατηγική κίνηση για την ενίσχυση της εξυπηρέτησης πελατών και της επιχειρησιακής απόδοσης.

Πρώτον, παρέχει άμεση ικανοποίηση και διαχείριση προσδοκιών. Όταν ένας χρήστης στέλνει ένα μήνυμα, λαμβάνει απάντηση μέσα σε δευτερόλεπτα. Αυτή η άμεση ανατροφοδότηση επιβεβαιώνει ότι το μήνυμά τους λήφθηκε και τους λέει τι να περιμένουν στη συνέχεια (π.χ. "Η ομάδα μας θα επικοινωνήσει μαζί σας μέσα σε 24 εργάσιμες ώρες"). Αυτή η απλή ενέργεια αποτρέπει τον χρήστη από το αίσθημα παράβλεψης και την μετάβαση του σε έναν ανταγωνιστή. Για μια επιχείρηση όπως η δική μας, που ειδικεύεται σε λεπτομερή ηλιακά έργα εγκατάστασης, αυτή η αρχική επαφή είναι κρίσιμη για να καθησυχάσει τους πελάτες ότι η περίπλοκη ερώτησή τους είναι στα σωστά χέρια.

Δεύτερον, βελτιώνει σημαντικά το μέτρο ανταπόκρισής σας. Η Google παρακολουθεί και κάποιες φορές εμφανίζει το μέσο χρόνο απόκρισης σας στο προφίλ σας. Ένας σταθερά γρήγορος χρόνος απόκρισης, υποβοηθούμενος από την αυτοματοποίηση, μπορεί να ενισχύσει την ορατότητα του προφίλ σας και να χτίσει εμπιστοσύνη με πιθανούς πελάτες πριν ακόμα μιλήσουν με έναν άνθρωπο. Τέλος, λειτουργεί ως εργαλείο αξιολόγησης και συλλογής πληροφοριών. Μια καλά σχεδιασμένη αυτόματη απάντηση μπορεί να κατευθύνει τους χρήστες σε μια σελίδα FAQ, μια φόρμα αίτησης προσφοράς, ή να κάνει μια διευκρινιστική ερώτηση, διασφαλίζοντας ότι όταν η ομάδα σας κάνει παρακολούθηση, έχει το πλαίσιο που χρειάζεται για μια παραγωγική συνομιλία.

Ρύθμιση της Πρώτης Αυτόματης Απάντησης στο Προφίλ σας στο Google Business

Η ενεργοποίηση αυτοματοποιημένων απαντήσεων είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να ολοκληρωθεί σε λίγα λεπτά. Αυτή η απλή ρύθμιση θα βελτιώσει άμεσα τη ροή αλληλεπίδρασης με τους πελάτες σας. Ενώ το περιβάλλον εργασίας μπορεί να διαφέρει ελαφρώς μεταξύ της εφαρμογής Google Maps και της διεπαφής αναζήτησης Google, τα βασικά βήματα παραμένουν συνεπή.

Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για την ενεργοποίηση του πρώτου αυτοματοποιημένου μηνύματος:

1. Αποκτήστε Πρόσβαση στο Προφίλ σας: Συνδεθείτε στον λογαριασμό Google που σχετίζεται με το Προφίλ Επιχειρήσεώς σας. Μπορείτε να διαχειριστείτε το προφίλ σας απευθείας από την Αναζήτηση Google (αναζητώντας το όνομα της επιχείρησής σας) ή μέσω της εφαρμογής Google Maps.

2. Μεταβείτε στα Μηνύματα: Βρείτε και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Μηνύματα" ή "Πελάτες". Αυτό θα ανοίξει το φάκελο εισερχομένων των μηνυμάτων της επιχείρησής σας.

3. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις Μηνυμάτων: Αναζητήστε ένα εικονίδιο με ρυθμίσεις (συχνά ένα γρανάζι ή τρεις τελείες) μέσα στη διεπαφή μηνυμάτων. Κάντε κλικ επάνω του και επιλέξτε "Ρυθμίσεις μηνύματος" ή μια παρόμοια επιλογή.

4. Ενεργοποίηση Αυτοματοποιημένων Απαντήσεων: Θα βρείτε αρκετές επιλογές για αυτοματοποίηση. Οι πιο συνήθεις είναι "Μήνυμα καλωσορίσματος" (για πρώτη φορά επικοινωνούντες) και "Μήνυμα απουσίας" (όταν δεν είστε διαθέσιμοι).

5. Ενεργοποιήστε το Μήνυμα Καλωσορίσματος: Εναλλαγή του διακόπτη για ενεργοποίηση του "Μηνύματος καλωσορίσματος". Αυτό είναι το μήνυμα που λαμβάνει ένας πελάτης την πρώτη φορά που επικοινωνεί μαζί σας.

6. Σχεδιάστε το Μήνυμά σας: Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο κειμένου. Εδώ θα γράψετε την την αυτοματοποιημένη απάντησή σας. Θα καλύψουμε τις καλύτερες πρακτικές για το τι να γράψετε στην επόμενη ενότητα.

7. Αποθηκεύστε τις Αλλαγές σας: Μόλις είστε ικανοποιημένοι με το μήνυμά σας, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση". Το αυτόματο μήνυμα καλωσορίσματος σας είναι πλέον ενεργό και θα αποστέλλεται σε κάθε νέο πελάτη που ξεκινάει συζήτηση.

Συμβουλή Ειδικού: Χρησιμοποιήστε την Εφαρμογή Google Maps

Για την υψηλότερη ευκολία στη διαχείριση των μηνυμάτων του Google Business Profile σας, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή κινητής τηλεφωνίας Google Maps. Παρέχει ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο για νέα μηνύματα, επιτρέποντάς σας να αναλαμβάνετε γρήγορα από την αυτόματη απάντηση και να παρέχετε μια προσωπική απάντηση, ακόμα και όταν είστε εν κινήσει ή σε τοποθεσία έργου.

Καλύτερες Πρακτικές για τη Δημιουργία Αποτελεσματικών Αυτοματοποιημένων Απαντήσεων

Ένα αυτόματο μήνυμα είναι η ψηφιακή σας χειραψία. Θα πρέπει να είναι φιλικό, χρήσιμο και επαγγελματικό, καθορίζοντας τον τόνο για όλη τη σχέση με τον πελάτη. Ένα κακογραμμένο, ρομποτικό μήνυμα μπορεί να κάνει περισσότερο κακό παρά καλό. Το κλειδί είναι να συνδυάσετε την αποδοτικότητα με μια ανθρώπινη πινελιά, διασφαλίζοντας ότι το μήνυμά σας είναι ένα χρήσιμο σκαλί και όχι μια απογοητευτική αδιέξοδος.

Διατηρήστε μια Προσωπική Πινελιά, Ακόμη και Όταν Είναι Αυτοματοποιημένο

Ακόμα κι αν ένα μήνυμα είναι αυτοματοποιημένο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ακούγεται σαν να το έγραψε μια μηχανή. Ξεκινήστε με έναν φιλικό χαιρετισμό και χρησιμοποιήστε ένα συνομιλητικό τόνο που να αντικατοπτρίζει την προσωπικότητα της επωνυμίας σας. Ευχαριστήστε το χρήστη για το ενδιαφέρον του και αναγνωρίστε τη δράση του.

• Αποφύγετε: "Το μήνυμα παραλήφθηκε. Θα απαντήσουμε."

• Αντιθέτως, δοκιμάστε: "Γεια σας! Ευχαριστούμε πολύ που επικοινωνήσατε με το The New Installers. Έχουμε λάβει το μήνυμά σας και ένας από τους ενεργειακούς μας ειδικούς θα επικοινωνήσει σύντομα μαζί σας."

Αυτή η μικρή αλλαγή στη διατύπωση κάνει τεράστια διαφορά. Είναι ευγενικό, εκτιμητικό και καθορίζει έναν θετικό τόνο. Ενώ δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξατομικευμένες ετικέτες όπως το όνομα του πελάτη σε μια αυτόματη απάντηση GMB, μπορείτε να το εξατομικεύσετε με την αναφορά του ονόματος της εταιρείας σας και τι κάνετε.

Καθορίστε Σαφώς τις Προσδοκίες

Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες μιας αυτόματης απάντησης είναι να διαχειρίζεται τις προσδοκίες. Εάν ένας πελάτης ξέρει πότε θα ακούσει απάντηση, είναι πιθανότερο να περιμένει υπομονετικά. Να είστε σαφείς και ρεαλιστικοί για τους χρόνους απόκρισης σας.

Η αυτόματη απάντησή σας πρέπει να απαντήσει στην αναπάντητη ερώτηση του πελάτη: "Και τώρα τι;" Παρέχοντας μια σαφή χρονική στιγμή και επόμενα βήματα, είστε εσείς που έχετε τον έλεγχο της αλληλεπίδρασης και δημιουργείτε εμπιστοσύνη από την πρώτη στιγμή.

Καθαρίστε τις ώρες λειτουργίας σας και πότε η ομάδα σας είναι διαθέσιμη να απαντήσει. Για παράδειγμα: "Η ομάδα μας είναι διαθέσιμη από Δευτέρα έως Παρασκευή, 9 πμ έως 5 μμ. Συνήθως απαντάμε σε όλα τα μηνύματα εντός μιας εργάσιμης ημέρας." Αυτό αποτρέπει την απογοήτευση αν ένας πελάτης σας στείλει μήνυμα το βράδυ της Παρασκευής και δεν ακούσει από εσάς μέχρι το πρωί της Δευτέρας.

Καθοδηγήστε τους Πελάτες σε Κρίσιμες Πληροφορίες

Το αυτόματο μήνυμα της απάντησής σας είναι πολύ σημαντική ψηφιακή ακίνητη περιουσία. Χρησιμοποιήστε το για να βοηθήσετε προκαταβολικά τους πελάτες σας. Αν λαμβάνετε τις ίδιες ερωτήσεις επανειλημμένα, χρησιμοποιήστε το αυτοματοποιημένο μήνυμά σας για να καθοδηγήσετε τους χρήστες στις απαντήσεις. Αυτό όχι μόνο τους βοηθάει άμεσα, αλλά επίσης μειώνει τον αριθμό των επαναλαμβανόμενων ερωτήσεων που πρέπει να διαχειριστεί η ομάδα σας.

Συμπεριλάβετε συνδέσμους σε σημαντικές σελίδες στον ιστότοπό σας, όπως:

• Η σελίδα Συχνών Ερωτήσεων σας (FAQ).

• Σύνδεσμος στη φόρμα αίτησης για προσφορά ή διαβούλευση.

• Η σελίδα υπηρεσιών σας με αναλυτικές περιγραφές.

• Το έργο ή το πορτοφόλιό σας.

Για παράδειγμα, η αυτόματη απάντησή μας στο The New Installers θα μπορούσε να λέει: "Ενώ περιμένετε, μπορείτε να εξερευνήσετε τις ηλιακές λύσεις μας ή να ελέγξετε τη σελίδα Συχνών Ερωτήσεών μας για άμεσες απαντήσεις: [Σύνδεσμος στον ιστότοπο]." Αυτό ενδυναμώνει τον πελάτη και δείχνει τη δέσμευσή σας να είστε χρήσιμοι.

Διάφοροι Τύποι Αυτοματοποιημένων Μηνυμάτων για Διάφορα Σενάρια

Οι ανάγκες σας για μηνύματα δεν είναι ενιαίες για όλους. Το Google Business Profile προσφέρει διάφορους τύπους αυτοματισμών για να ικανοποιήσει διάφορες καταστάσεις. Η χρήση του κατάλληλου τύπου μηνύματος τη σωστή στιγμή διασφαλίζει ότι η επικοινωνία σας είναι πάντα σχετική και αποτελεσματική.

Ακολουθεί μια ανάλυση των κύριων τύπων αυτοματοποιημένων απαντήσεων και πως να τις χρησιμοποιήσετε, με παραδείγματα για μια επιχείρηση που παρέχει υπηρεσίες όπως το The New Installers.

Καλό να Ξέρετε: Το Πρόγραμμα Μηνύματος "Απουσίας"

Η δυνατότητα "Μηνύματος Απουσίας" στο Google Business Profile σας επιτρέπει να ορίσετε ένα πρόγραμμα. Αυτό είναι εξαιρετικά χρήσιμο για την αυτόματη ρύθμιση του μηνύματος κάθε βράδυ και Σαββατοκύριακο, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να το ενεργοποιείτε και να το απενεργοποιείτε χειροκίνητα. Ορίστε το μία φορά και αφήστε το να διαχειριστεί τις επικοινωνίες εκτός ωραρίου αυτόματα.

Πέρα από τις Βασικές Αυτοματοποιημένες Απαντήσεις: Κατανόηση Αυτοματοποιημένων FAQ

Ενώ ένα γενικό μήνυμα καλωσορίσματος είναι μια καλή αρχή, η δυνατότητα Αυτοματοποιημένου FAQ είναι ό,τι χρειάζεται για να υπερφορτίσετε την αποδοτικότητά σας. Αυτό το εργαλείο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ερωτήσεις και προετοιμασμένες απαντήσεις. Όταν ένα μήνυμα πελάτη περιέχει λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με μία από τις ερωτήσεις σας, η Google μπορεί να στείλει αυτόματα την προετοιμασμένη απάντησή σας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα ισχυρό για επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες και αντιμετωπίζουν πολλές επαναλαμβανόμενες αρχικές ερωτήσεις. Προβλέποντας αυτές τις ερωτήσεις, παρέχετε άμεσες, πολύτιμες πληροφορίες και προκαταρτική αξιολόγηση εν δυνάμει πελατών.

Ρύθμιση των Προσαρμοσμένων σας FAQ

1. Αναγνωρίστε Συχνές Ερωτήσεις: Αναθεωρήστε τα παλαιότερα μηνύματά σας, τα email και τις τηλεφωνικές κλήσεις. Ποιες είναι οι κορυφαίες 5-10 ερωτήσεις που απαντάτε καθημερινά;

2. Γράψτε Σαφείς, Συνοπτικές Απαντήσεις: Οι απαντήσεις σας πρέπει να είναι άμεσες και χρήσιμες. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα και συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο για περισσότερες λεπτομερείς πληροφορίες όπου χρειάζεται.

3. Εισάγετε στο GMB: Στις ρυθμίσεις μηνύματος, βρείτε την ενότητα "Συχνές ερωτήσεις". Προσθέστε κάθε ερώτηση και την αντίστοιχη της απάντηση.

Ακολουθούν κάποια παραδείγματα σχετικά με τις υπηρεσίες μας στο The New Installers, που δείχνουν πώς να χειριστούμε τόσο ερωτήσεις υπηρεσιών όσο και αιτήματα εκτός αντικειμένου:

• Ερώτηση: Ποιες περιοχές εξυπηρετείτε;
  Απάντηση: Εξυπηρετούμε περήφανα όλη την περιοχή [Η Περιοχή/Πολιτεία σας]. Για να επιβεβαιώσουμε αν μπορούμε να επισκεφθούμε τη συγκεκριμένη σας διεύθυνση για μια εγκατάσταση ηλιακών, φορτιστών EV ή αντλιών θερμότητας, παρακαλώ παρέχετε τον ταχυδρομικό σας κώδικα.

• Ερώτηση: Πόσο κοστίζουν τα ηλιακά πάνελ;
  Απάντηση: Το κόστος μιας ηλιακής εγκατάστασης ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος του σπιτιού σας, την κατανάλωση ενέργειας και τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Προσφέρουμε μια δωρεάν, ανέξοδη ενεργειακή εκτίμηση για να σας παρέχουμε μια αναλυτική, εξατομικευμένη προσφορά. Μπορείτε να ζητήσετε μία εδώ: [Σύνδεσμος στη φόρμα προσφοράς].

• Ερώτηση: Κάνετε γενικές εργασίες υδραυλικών ή οροφών;
  Απάντηση: Η εξειδίκευσή μας επικεντρώνεται σε λύσεις ανανεώσιμης ενέργειας όπως ηλιακά πάνελ, αντλίες θερμότητας και φορτιστές EV. Ενώ χειριζόμαστε οποιαδήποτε απαραίτητη εργασία οροφής που σχετίζεται με μια ηλιακή εγκατάσταση, δεν προσφέρουμε γενικές υδραυλικές ή παραδοσιακές εργασίες οροφής ως ανεξάρτητες υπηρεσίες.

Αυτό το τελευταίο παράδειγμα είναι κρίσιμο. Διευκρινίζει ευγενικά το εύρος εργασιών σας, εξοικονομώντας χρόνο τόσο για εσάς όσο και για τον πελάτη.

Το Ανθρώπινο Στοιχείο: Μην Αφήσετε την Αυτοματοποίηση να Αντικαταστήσει την Εμπλοκή

Είναι ζωτικής σημασίας να θυμάστε ότι τα αυτοματοποιημένα μηνύματα είναι μια γέφυρα, όχι ένας προορισμός. Σκοπός τους είναι να ενισχύσουν την εξυπηρέτηση πελατών, όχι να την αντικαταστήσουν. Το μεγαλύτερο λάθος που μπορεί να κάνει μια επιχείρηση είναι να "ορίσει και να ξεχάσει", επιτρέποντας στην αυτοματοποίηση να δημιουργήσει μια ψυχρή και απρόσωπη εμπειρία.

Η αυτοματοποιημένη απάντηση χειρίζεται την πρώτη επαφή, αλλά η πραγματική μαγεία συμβαίνει στη συνέχεια. Πάντα απαντήστε προσωπικά μέσα στο χρονικό πλαίσιο που υποσχεθήκατε στο αυτοματοποιημένο μήνυμα. Αυτό το συνέχιση είναι που δημιουργεί εμπιστοσύνη και μετατρέπει έναν περίεργο ερωτών σε έναν πιστό πελάτη. Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συλλέξατε ή τον χρόνο που εξοικονομήσατε από την αυτόματη απάντηση για να κάνετε την προσωπική σας απάντηση ακόμα πιο λεπτομερή και χρήσιμη.

Ειδοποίηση: Μην Υπεραυτοματοποιήσετε

Αποφύγετε τη ρύθμιση υπέρμετρα περίπλοκων ή μεγάλων αυτοματοποιημένων ακολουθιών μέσα στην συνομιλία GMB. Οι πελάτες που χρησιμοποιούν το Google Maps για μηνύματα συχνά αναζητούν γρήγορες, άμεσες απαντήσεις. Αν αισθανθούν ότι μιλούν σε ένα περίπλοκο chatbot, μπορεί να απογοητευτούν. Κρατήστε τις αυτοματοποιήσεις σας απλές: καλωσορίστε, ορίστε προσδοκίες, παρέχετε πόρους και υποσχεθείτε μια γρήγορη ανθρώπινη παρακολούθηση.

Η αυτοματοποιημένη ανταλλαγή μηνυμάτων είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση των επικοινωνιών του Google Business Profile σας. Εξασφαλίζει ότι κανείς πελάτης δεν αγνοείται ποτέ, σας βοηθά να διατηρείτε εξαιρετικά μέτρα απόκρισης, και παρέχει χρήσιμες πληροφορίες γύρω από το ρολόι. Δημιουργώντας φιλικές, σαφείς και στρατηγικές αυτοματοποιημένες απαντήσεις, δημιουργείτε μια επαγγελματική και φιλική πρώτη εντύπωση που καθορίζει το στάδιο για πραγματική, ουσιαστική εμπλοκή πελατών. Αφιερώστε λίγα λεπτά σήμερα για να επανεξετάσετε και να εφαρμόσετε αυτές τις στρατηγικές — ο μελλοντικός σας εαυτός και οι μελλοντικοί σας πελάτες θα σας ευχαριστήσουν.

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσο συχνά αποστέλλεται η αυτόματη απάντησή μου στο ίδιο άτομο;

Το μήνυμα καλωσορίσματος σας αποστέλλεται συνήθως μόνο την πρώτη φορά που ένα άτομο στέλνει μήνυμα στην επιχείρησή σας. Τα μηνύματα απουσίας αποστέλλονται σύμφωνα με το πρόγραμμα που ορίζετε. Αν ένα άτομο σας στείλει μήνυμα κατά τη διάρκεια που το μήνυμα απουσίας σας είναι ενεργό, θα το λάβει. Παρόμοια με άλλα συστήματα, η Google συχνά αποτρέπει την αποστολή του ίδιου αυτόματου μηνύματος στην ίδιο χρήστη επανειλημμένα μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα (π.χ. 24 ώρες) για να αποφευχθεί ο ενοχλητικός στην ίδια συνομιλία.

Μπορούν τα αυτοματοποιημένα μηνύματα να βλάψουν τη φήμη της επιχείρησής μου;

Μόνο αν είναι κακογραμμένα, απρόσωπα ή αν αποτύχετε να ακολουθήσετε τις υποσχέσεις σας. Μια καλά σχεδιασμένη και ευγενική αυτοματοποιημένη απάντηση που είναι βοηθητική και καθορίζει σαφείς προσδοκίες, θα ενισχύσει τη φήμη σας κάνοντάς σας να φαίνεστε επαγγελματικοί και αλληλέγγυοι. Η ζημιά προέρχεται όχι από την ίδια την αυτοματοποίηση, αλλά από την αποτυχία της να υποστηριχθεί από γνήσια ανθρώπινη εμπλοκή.

Πρέπει να συμπεριλάβω τις ώρες λειτουργίας της επιχείρησής μου στην αυτόματη απάντησή μου;

Απολύτως. Η συμπερίληψη των ωρών λειτουργίας είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να διαχειρίζεστε τις προσδοκίες των πελατών. Είναι εξαιρετικά σημαντικό σε ένα "μήνυμα απουσίας" που αποστέλλεται μετά από ώρες ή τα Σαββατοκύριακα. Ενημερώνει άμεσα τον πελάτη γιατί δεν απαντάτε ζωντανά και του λέει πότε μπορεί να περιμένει να ακούσει από έναν πραγματικό άνθρωπο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός μηνύματος καλωσορίσματος και ενός μηνύματος απουσίας;

Ένα μήνυμα καλωσορίσματος είναι ένας χαιρετισμός που αποστέλλεται σε έναν πελάτη την πρώτη φορά που επαφίεται ποτέ στην επιχείρησή σας, ανεξαρτήτως της ώρας της ημέρας. Ο κύριος στόχος του είναι να κάνει μια καλή πρώτη εντύπωση και να αναγνωρίσει το νέο αίτημα. Ένα μήνυμα απουσίας είναι μια απάντηση βάσει χρόνου που αποστέλλεται σε οποιονδήποτε πελάτη (νέο ή επιστρεφόμενο) που σας στέλνει μήνυμα εκτός ενός προκαθορισμένου προγράμματος (π.χ. εκτός των ωρών λειτουργίας σας 9-5). Ο κύριος στόχος του είναι να διαχειριστεί τις προσδοκίες σχετικά με τους χρόνους απόκρισης όταν δεν είστε διαθέσιμοι.