Google 商家資料自動回覆：快速指南與最佳實踐

即使您的辦公室關閉或您的團隊在現場忙碌，您是否仍然能捕捉到每一位潛在客戶？在當今這個快速變化的數位世界中，潛在客戶的第一條訊息是一個關鍵時刻。回應延遲可能意味著失去了商機。這就是為什麼在您的 Google 商家資料（前稱為 Google 我的商家）上掌握自動回覆不僅是一種便利，更是成長、互動和客戶滿意的重要工具。

設置有效的自動訊息策略可確保每個詢問都立即得到確認，專業地管理期望並提供關鍵信息，直到您能夠提供個性化的後續服務。它將您的 Google 商家資料從靜態列表轉變為動態的 24/7 通訊渠道，即使您無法親自回覆，依然能夠為您工作。

為什麼 Google 商家資料的自動訊息是一個變革者

在您的 Google 商家資料的數位門店中，回應速度為王。Google 本身優先考慮快速與客戶互動的企業，而潛在客戶則將快速回覆視為專業和關注客戶的企業的標誌。實施自動回覆系統提供了立即和顯著的好處，遠不止方便。這是提升您的客戶服務和提高運營效率的戰略舉措。

首先，它提供即時滿足並管理期望。當用戶發送訊息時，他們在幾秒鐘內便能收到回覆。這種立即的反饋確認了他們的訊息已被接收，並告訴他們接下來會發生什麼（例如，「我們的團隊會在 24 個工作時內與您聯絡」）。這簡單的行動避免用戶感到被忽視並轉向其他競爭對手。對於像我們這樣專注於詳盡的太陽能安裝項目的企業，這種初次接觸對於安撫客戶至關重要，他們的複雜查詢被交到合適的人手中。

其次，它大大改善您的回應指標。Google 會跟踪並有時顯示您在個人資料上的平均回應時間。借助自動化系統，一致快速的回應時間能提升您個人資料的可見性，並在潛在客戶還未與真人交流時建立信任。最後，它還充當潛在客戶資質審查和信息收集的工具。一條精心設計的自動回覆可以引導用戶至 FAQ 頁面、報價請求表單，或詢問明確問題，確保當您的團隊後續跟進時，他們擁有需要的情境以進行有效的對話。

首次設置 Google 商家資料的自動回覆

啟用自動回覆是一個簡單的過程，只需幾分鐘即可完成。這個簡單的設置會立即改進您的客戶互動工作流程。雖然界面在 Google 地圖應用和 Google 搜尋界面之間略有不同，但核心步驟一致。

以下是啟用第一次自動訊息的步驟指南：

1. 訪問您的商家資料： 登入與商家資料關聯的 Google 帳戶。您可以直接從 Google 搜尋管理您的資料（通過搜尋您的商家名稱）或通過 Google 地圖應用。

2. 導航至訊息： 找到並點擊「訊息」或「客戶」圖標。這將開啟您的商家信息收件箱。

3. 開啟訊息設置： 在訊息介面中尋找設置圖標（通常是齒輪或三個點）。點擊並選擇「訊息設置」或類似選項。

4. 啟用自動回覆： 您會發現多種自動化選項。最常見的是「歡迎訊息」（首次發送消息的用戶）和「暫時離開訊息」（當您無法回覆時使用）。

5. 開啟歡迎訊息： 切換開關以啟動「歡迎訊息」。這是客戶第一次聯絡您時收到的訊息。

6. 撰寫您的訊息： 會出現一個文本框。這是您撰寫自動回覆的地方。我們將在下一部分介紹最佳實踐。

7. 保存更變： 當您對訊息滿意後，點擊「保存」。您的自動歡迎訊息現在活躍，並會發送給每一位新客戶。

專家提示：使用 Google 地圖應用

要最無縫地管理您的 Google 商家資料訊息，請使用 Google 地圖手機應用。它提供新訊息的實時通知，允許您迅速從自動回覆轉為個人回應，即使您在外出或在項目現場。

編寫有效自動回覆的最佳實踐

自動回覆訊息是您數位握手，它應該是溫暖、充滿幫助且專業的，為整個客戶關係設定基調。一條粗糙、機械化的訊息可能會造成更大傷害。關鍵在於效率與人性化的結合，確保您的訊息是有幫助的跳板，而不是令人沮喪的死胡同。

即使是自動化也要保持個性化

僅因為是自動化訊息，並不意味著它必須像機器寫的一樣。從友好的問候開始，使用一種反映您品牌個性的對話語氣。感謝用戶的關注並確認他們的行動。

• 避免：「已收到訊息。我們會回應。」

• 改成試試：「您好！感謝您聯絡 The New Installers。我們已收到您的訊息，我們的能源專家很快會回覆您。」

這小小的措辭變化會帶來巨大差異。這是有禮貌的、表示感謝的，並設置了一個積極的基調。雖然您無法在 GMB 自動回覆中使用個性化標籤如客戶姓名，但您可以提及公司名稱和您的工作來加以個性化。

明確設定期望

自動回覆功能中最重要的功能之一是管理期望。如果客戶知道何時會回應，他們更有可能耐心等待。要清晰而現實地設置您的回應時間。

您的自動回覆應回答客戶未問的問題：「接下來怎麼辦？」通過提供明確的時間表和下一步，您能掌控互動並從一開始就建立信任。

說明您的業務時間及您的團隊可回應的時間。例如：「我們的團隊工作時間為週一至週五，上午 9 點至下午 5 點。我們通常會在一個工作日內回覆所有訊息。」這可以防止客戶在週五晚上發送訊息而直到週一上午才收到回覆時的挫折感。

引導客戶至關鍵信息

您的自動回覆是寶貴的數位資源。利用它主動幫助客戶。如果您經常收到相同的問題，使用您的自動訊息直接引導用戶至答案。這不僅能幫助他們立即獲得解答，也減少您的團隊需處理的重複詢問數量。

包括網站上的重要頁面鏈接，例如：

• 您的常見問題解答（FAQ）頁面。

• 線上報價或諮詢請求表單鏈接。

• 詳細描述的服務頁面。

• 您的專案展示或作品集。

例如，我們在 The New Installers 的自動回覆可以說：「等待期間，請隨時探索我們的太陽能解決方案或查看我們的常見問題解答以獲得即時解答：[網址鏈接]。」這樣做顯示了您助人為樂的承諾。

不同場景使用不同類型的自動訊息

您的訊息需求並不是一刀切的。Google 商家資料提供了不同類型的自動化以適合各種情況。使用正確的訊息類型確保您的溝通始終相關有效。

以下是一些主要自動回覆類型的分解，以及如何在適時使用它們，舉例說明專為像 The New Installers 的服務型企業設計。

好去知道：「暫時離開」訊息的時間表

Google 商家資料中的「暫時離開訊息」功能讓您可以設定時間表。這非常有用，可以自動激活每天晚上和週末的訊息，這樣您就不必手動開關。設定一次，就可以無縫處理您的下班後通訊。

超越基本自動回覆：掌握自動 FAQ

雖然一般歡迎訊息是一個很好的開始，但自動 FAQ 功能是您真正超級增效的地方。此工具可讓您創建自定義問題和預先撰寫的答案。當客戶的信息中包含與您的問題相關的關鍵字時，Google 可以自動發送您的預備回答。

這對於接到大量重複初步查詢的服務型企業特別強大。通過預測這些問題，您可提供即時、有價值的信息並預先篩選潛在客戶。

設置您的自定義 FAQ

1. 識別常見問題：回顧過去的訊息、電子郵件和電話。您每天回答的前 5 到 10 個問題是什麼？

2. 撰寫清晰、簡要的回答：您的回答應該是直接且有幫助的。使用簡單的語言並在適當的情況下包括更詳細信息的鏈接。

3. 輸入至 GMB：在您的訊息設置中，找到「常見問題」部分。新增每個問題及其對應的答案。

這裡是一些與我們在 The New Installers 相關的例子，展示如何處理服務查詢和超出範圍的要求：

• 問題：您服務的範圍是哪裡？
  答案：我們驕傲地服務整個 [您的地區/州] 。請提供您的郵遞區號，以確認是否可以到您的具體地址進行太陽能、電動車充電器或熱泵安裝。

• 問題：太陽能板的費用多少？
  答案：太陽能安裝的費用視乎您家庭的大小、能源使用和具體需求而異。我們提供一個免費、無義務的能源評估，以提供您詳細、個性化的報價。您可以在此申請：[報價表單鏈接]。

• 問題：您做一般的水管或屋頂工作嗎？
  答案：我們專注於可再生能源解決方案如太陽能板、熱泵和電動車充電器。雖然我們處理與太陽能安裝有關的任何必要屋頂施工，但不提供獨立的水管或傳統屋頂服務。

這最後一個例子很重要。它禮貌地澄清了您的工作範圍，節省了您和客戶的時間。

人性因素：不要讓自動化取代參與

很重要的是要記住，自動訊息是橋樑，而不是目的地。它們的目的是提升客戶服務，而不是取代它。企業可以犯的最大錯誤就是「設置後就忘記」，讓自動化創造冷漠和非個性化的體驗。

自動回覆處理首次聯絡，但真正的推動力在於隨後的互動。始終在自動訊息中承諾的時間範圍內親自回覆。這種後續工作是建立信任並將好奇的查詢者轉化為忠實客戶的關鍵。利用自動回覆收集的信息或節省的時間，使您的個人回覆更加全面和有幫助。

警告：不要過度自動化

避免在 GMB 聊天中設置過於複雜或冗長的自動化流程。使用 Google 地圖進行消息交流的客戶通常希望快速、直接的答案。如果他們覺得在與一個複雜的聊天機器人對話，他們可能會感到沮喪。保持自動化簡單：打招呼、設置期望、提供資源並承諾快速的人類跟進。

自動化訊息是管理您的 Google 商家資料通訊的一個非常強大的工具。它確保沒有客戶被忽視，幫助您保持出色的回應指標，並全天候提供有用的信息。透過編寫友好、清晰且具有戰略性的自動回覆，您創造了專業和歡迎的第一印象，為實現真正且有意義的客戶互動奠定了基礎。今天花幾分鐘檢閱並實施這些策略—未來的您和您的未來客戶會感激不已。

常見問題解答

我的自動回覆會多頻繁發送給同一個人？

您的歡迎訊息通常只是在某人第一次發送訊息給您的時候才發送。暫時離開訊息是根據您設置的時間表發送的。如果某人在您的暫時離開訊息正在生效的期間發送訊息，他們將會收到。與其他系統相似，Google 通常會防止在短時間內（例如 24 小時內）重複發送相同的自動回覆給同一用戶，以避免在單一對話中對他們造成騷擾。

自動訊息會損害我的企業聲譽嗎？

只有當它們寫得不好、不夠個性化或未能按承諾跟進時，才會損害聲譽。撰寫良好的自動回覆——友好、幫助且設定清晰預期的內容——會提升您的聲譽，使您看起來更專業和反應迅速。損害不是來自自動化本身，而是因未能以真誠的人際互動來支持它。

我應該在自動回覆中包括我的營業時間嗎？

絕對的。在自動回覆中包括您的營業時間是管理客戶期望的最有效方式之一。特別是在「暫時離開」訊息於下班後或週末發送時，更為重要。這立即告知客戶為何無法實時回覆，並告訴他們何時可以預期收到真實人員的回覆。

歡迎訊息和暫時離開訊息的區別是什麼？

歡迎訊息是釋放給第一次发送訊息给您的客戶，不論是什麼時候。其主要目的是留下良好的第一印象並給予新的查詢致意。而 暫時離開訊息是基於時間的回應，發送給任何（新或舊的）在您預定時間外（例如，您的 9-to-5 營業時間外）訊息的客戶。其主要目的是在您無法提供服務的時候管理期望。