会社のソーシャルメディアページで絶えず流れてくるメッセージに追いつけなくて困っていませんか? 太陽光パネルの設置やヒートポンプの問い合わせについてかかわらず、タイムリーで詳細な対応を提供することに専念しているビジネスとして、すべての顧客の質問がチャンスであることを知っています。しかし、24時間365日対応することはできません。では、営業時間外であっても、すべての見込み顧客が感じ取れるようにするにはどうすればよいでしょうか?ここでは、FacebookページとInstagramアカウントに効果的な自動返信システムを設定することがゲームチェンジャーになるのです。
なぜビジネスに自動返信を使用するのか?
自動返信は単なる便利さに過ぎないものである以上に、現代のカスタマーサービス戦略の重要な部分です。今日の速いペースのデジタル世界では、顧客は即座の承認を期待しています。これを提供できないことは、新しい顧客を獲得するか、より反応の良い競合に失うかの違いを意味します。当社のような、スマートエネルギーソリューションのような複雑なプロジェクトに焦点を当てているビジネスにとって、最初の問い合わせは頻繁に行われ、しばしば専門家が退社した後に行われます。自動返信は、プロフェッショナルで安心感を与える最初の接点として機能します。
主な利点は明白です:
応答性の向上:即座の返信で、すぐにあなたのページの応答率を向上させます。それはFacebookが訪問者に表示するメトリックです。「メッセージに非常に応答的」であるというバッジが信頼を築き、より多くのユーザーが連絡することを促します。
顧客体験の向上:顧客は、メッセージがすぐに承認されると価値を感じます。それはあなたが整理整頓されており、注意を払っていることを示し、全体的な関係にポジティブなトーンを設定します。
タイムマネジメント:自動返信は最初の接触を処理し、複雑な質問に対して詳細で高品質な回答を提供することにチームが集中できるようにします。何度も「こんにちは、メッセージありがとう」と繰り返し入力する代わりに。
期待値の設定:巧みに作成された自動返信は、いつ個人的な返信を期待するか、役立つリソースへのリンクを提供するか、最初から共通の質問に回答することができ、顧客の期待を管理します。
最終的に、スマートな自動返信システムはあなたのビジネスのデジタル受付として機能し、問い合わせを決して答えないことがなく、すべての潜在顧客にすぐに、プロフェッショナルな挨拶を提供できます。
Facebookページでの自動返信の設定:ステップバイステップガイド
Facebookページの自動返信を設定するには、Meta Business Suiteを通じて行われます。これは、FacebookとInstagramの両方でプロフェッショナルな存在感を管理するための中心的なハブです。プロセスはシンプルで、強力なカスタマイズオプションを提供します。
自動化ツールにアクセスする
まず、適切な場所に移動する必要があります。Meta Business Suiteは、通信を含むすべての商業活動を合理化するように設計されています。
ビジネスページに関連付けられたFacebookアカウントにログインします。
ページから、左側のメニューでMeta Business Suiteを見つけてクリックします。
スイートに入ったら、受信トレイを選択します。
受信トレイビューの上部に、自動化というラベルの付いたボタンが表示されます。それをクリックします。
この自動化ダッシュボードは、シンプルな即時返信からより複雑なFAQ設定まで、すべてのタイプの自動メッセージングのコマンドセンターです。
「インスタントリプライ」の設定
最も一般的な自動化は「インスタントリプライ」です。このメッセージは、最初にあなたのページにメッセージを送信する人に送信されます。これは24時間365日のデジタル握手です。
自動化ダッシュボードで、インスタントリプライオプションを見つけてクリックします。
スイッチを切り替えてオンにします。
Messengerチャンネルが選択されていることを確認してください。他にもInstagramのオプションが表示されますが、それについては後ほど説明します。
次に、メッセージを書きます。編集ボックスでテキストをカスタマイズできます。
素晴らしいインスタントリプライは、フレンドリーであり、期待を設定し、即時の価値を提供するものであるべきです。個人化を使用して、ロボットのように感じられないようにしてください。「個人化を追加」をクリックすると、顧客のファーストネーム、ラストネーム、またはフルネームなどのプレースホルダーを挿入できます。
ユースケース | 例文 |
|---|---|
一般的なビジネス | 「こんにちは {{user_first_name}}! お問い合わせいただきありがとうございます。メッセージを受け取りましたので、チームメンバーの1人が24営業時間以内に返信いたします。よろしく、チーム」 |
専門サービス(私たちのような) | 「こんにちは {{user_first_name}}、当社のスマートエネルギーソリューションへのご関心をありがとうございます! エネルギー代を削減するお手伝いをできることを楽しみにしています。当社の設計オフィスの専門家がメッセージを確認し、すぐに返信いたします。その間に、最近の太陽光パネルの設置をご覧ください。」 |
「アウェイメッセージ」を設定する
「アウェイメッセージ」は、指定した営業時間外に利用できないことを顧客に知らせるのに最適です。これにより期待が管理され、無視されていると感じられないようにします。
自動化ダッシュボードで、アウェイメッセージを選択します。
週ごとのスケジュールを設定します。1日の特定の時間を指定して「アウェイ」であることを設定できます。ページ設定でタイムゾーンが正しく設定されていることを確認してください。
アウェイメッセージをカスタマイズします。このメッセージは利用可能性についてより具体的であることができます。
例えば、当社のアウェイメッセージは次のようになるかもしれません:「お問い合わせありがとうございます! 現在、オフィスは閉まっています。営業時間は月曜日から金曜日まで、午前9時から午後6時です。次の営業日の最初にお問い合わせにお応えします。ヒートポンプの利点についてのご質問であれば、オンラインガイドがお役に立ちますかもしれません。」
Instagramへの自動化の拡張
FacebookとInstagramはMeta Business Suiteを通じて接続されているため、自動返信戦略をInstagramに拡張するのは簡単です。アカウントが正しくリンクされ、プラットフォームの少し異なるオーディエンスとトーンにメッセージを合わせることが重要です。
Instagramアカウントを接続する
まず、自動化を設定する前に、Instagramアカウントがビジネスまたはクリエイターアカウントであり、Facebookページにリンクされている必要があります。これはFacebookページ設定の「リンクされたアカウント」または「Instagram」タブから行うことができます。接続されると、Meta Business Suiteの受信トレイ内でチャンネルオプションとして表示されます。
Instagram向けの返信をカスタマイズする
プロセスはFacebookのセットアップとほぼ同じです。
Meta Business Suiteの受信トレイの自動化ダッシュボードに戻ります。
設定したい自動化(例:インスタントリプライ)を選択します。
メッセンジャーの隣にInstagramのチェックボックスが表示されます。それがチェックされていることを確認してください。
両方のプラットフォームに同じメッセージを使用するか、Instagram用に独自のメッセージを書くために対応するフィールドでテキストを編集することができます。
多くの場合、Instagramではトーンがややカジュアルになります。プロジェクトのポートフォリオへの誘導や特定のストーリーハイライトへのリンクをしたいかもしれません。
エキスパートヒント:プラットフォームごとにトーンを調整する
同じテキストを使用することもできますが、Instagramにはやや異なるアプローチを検討してください。Instagramのユーザーは、絵文字や関連するInstagram投稿やガイドへの直接リンクを含む、より短いメッセージを好むかもしれません。例えば:「{{user_first_name}} さん、こんにちは! 👋 ダイレクトメッセージをありがとうございます。 ASAPで返信いたします。その間に、最新の電気自動車充電器のインストールリールをご覧ください! 🚗⚡️」
効果的な自動返信の作成のベストプラクティス
自動返信を設定するのは簡単ですが、顧客体験を本当に向上させるものを作成するには、少し戦略が必要です。自動化されたメッセージが寒々しく無機質に感じられると、その目的を果たせません。
人間らしさを維持する
自動化の最大の課題は、機械的なトーンを避けることです。プレフィックスされたメッセージでも、ブランドのボイスを輝かせましょう。
個人化を利用する:必ず
{{user_first_name}}トークンを使用してください。名前で誰かを呼びかけることは、メッセージを個人的に感じさせる最も簡単な方法です。会話的に書く:親しみやすくアプローチ可能なトーンを使用します。形式ばった言葉遣いや企業の専門用語は、ブランドアイデンティティの中心部分ではない限り避けてください。
名前でサインオフする:「管理チーム」ではなく、「[あなたの会社名]のエキスパート」または特定のチーム名、たとえば「あなたのエネルギーソリューションチーム」ですることを検討してください。
明確な期待を設定する
曖昧さはフラストレーションを引き起こします。自動返信は次に何が起こるか、いつ起こるかを明確に説明するべきです。あなたの約束が「営業一日以内に返信する」のなら、チームがその約束を一貫して実行できることを確認してください。約束を控えて実行を超えることが良いのです。当社のように太陽光エネルギー監査の詳細な問い合わせをしている方には、専門家が物件の詳細をレビューする必要があること、最初の包括的な回答には最大48時間かかることを明確に伝えています。
即時の価値を提供する
顧客の旅を自動返信で終らせないでください。この機会を利用して、役に立つリソースへと案内してください。これにより、待機中に彼らを助けるだけでなく、あなたの専門知識とサービスの幅を示すことができます。
FAQページ へのリンクを提供する。
関連するブログ投稿への誘導。例えば、誰かがEV充電器について質問する場合、EV充電器の設置コスト理解に関する記事を紹介できます。
ポートフォリオ やビデオ推薦状へのリンクを共有する。
自動化でFAQを使用する際の注意
シンプルなインスタントリプライを超えて、Meta Business Suiteでは「よくある質問」を設定することができます。ユーザーがあなたとチャットを開いたときにクリックできる4つまでの事前定義された共通の質問があります。各質問には自動化された応答が事前に書かれています。これにより、「営業時間は?」「ファイナンスを提供していますか?」「どの地域をサービスしていますか?」などの反復的な問い合わせを処理するのに非常に強力です。この機能は顧客の問い合わせを、彼らが人を待つことなく解決することができます。
自動返信の一般的な問題のトラブルシューティング
シンプルなシステムであっても、時々問題が発生することがあります。ここでは、Facebookページの自動返信を設定する際にユーザーが直面する一般的な問題のいくつかの解決策を紹介します。
自動返信が送信されない
すべてが設定されているのにメッセージが届かない場合は、次の迅速なチェックリストを実行してください:
自動化はオンですか?特定の返信タイプ(インスタントリプライ、アウェイメッセージ)のために自動化ダッシュボードのトグルスイッチを確認してください。それは単純なミスです。
ページステータスは正しいですか?アウェイメッセージはページステータスが「アウェイ」に設定されている場合にのみ発動します。スケジュールした場合は、現在の時間が定義されたアウェイ時間内であることを確認してください。
ページの役割と許可をチェックしてください:Meta Business Suiteでこれらの設定を管理するためにはページの管理者またはエディターである必要があります。
正しくテストしていますか?インスタントリプライは通常、ページに初めてメッセージを送るユーザーにのみ送信されます。以前にそのページにメッセージを送った個人アカウントからテストしている場合、トリガーされない可能性があります。
メッセージが機械的に聞こえる
自動返信が無機質に感じられるというフィードバックを受けている場合は、書き直す時期です。上記の「人間らしさを維持する」セクションを再確認してください。メッセージを音読してみてください。実際に人が言うようなものに聞こえますか?あなたのメッセージのA/Bテストを行いどのバージョンがより自然に感じられ、より良い反応を得るかを確認してください。
警告:過剰に自動化しない
自動返信は人間の会話への橋渡しであり、それの代わりではありません。最大の誤りは自動化が唯一の返信であることを許すことです。設定した時間枠内で個人的にフォローアップすることをチームが確実に行えるようにします。自動化は効率性を改善するべきであり、それが顧客との壁を作らないようにします。
誤った情報が送信される
これはFAQの自動化に関連することがよくあります。ビジネスが進化すると(価格が変動し、サービスが追加され、または方針が変更される)、自動返信を更新することを忘れてはなりません。すべての自動返信がまだ正確で関連性があり、役立つものであることを確認するために、四半期ごとにすべての自動メッセージのレビューをスケジュールしましょう。誤った情報を送信する自動返信は、全く返信がないより悪いです。
FacebookとInstagramで初期反応の自動化は、効率性と優れたカスタマーサービスを重要視するすべてのビジネス戦略の必要不可欠な戦略です。即時の承認を提供し、明確な期待を設定し、即時の価値を提供することによって、最初のインタラクションから信用を築くことができます。これにより、私たちのような専門チームは、パフォーマンスの高い太陽光、暖房、および電気自動車充電ソリューションの設計と設置により多くの時間を費やすことができます。これらのツールを今日設定するために数分を費やしてください。顧客とあなたのスケジュールはそれに感謝するでしょう。
よくある質問
FacebookとInstagramで異なる自動返信を使用できますか?
はい。Meta Business SuiteのAutomationsダッシュボード内で、特定のチャンネル(Messenger、Instagramまたはその両方)どの自動化が適用されるかを選択できます。プラットフォームのトーンとオーディエンスにより適合させるために、それぞれのメッセージテキストを個別にカスタマイズすることもできます。
自動返信はページの応答率に影響を与えますか?
もちろんですが、それは良い方向にです。Facebookは新しいメッセージにどれだけ迅速に対応しているかに基づいて応答率を計算します。インスタントリプライはすぐに送信されるため、応答率を大幅に向上させ、「メッセージに非常に応答的」というバッジを獲得するのに役立ちます。
特定の人に対して自動返信をオフにすることは可能ですか?
いいえ。Meta Business Suiteの標準的な自動返信機能は普遍的で、初めてページにメッセージを送信した人またはアウェイ時間にメッセージを送信した人すべてに適用されます。特定のユーザーを除外することはできません。ただし、一度会話が開始されたら、受信トレイから手動で管理することができます。
インスタントリプライとアウェイメッセージの違いは何ですか?
インスタントリプライは、ページにメッセージを送る人に常に送信されるメッセージであり、時間帯に関係なく送信されます。アウェイメッセージは、スケジュールで定義した特定の時間(例:夕方、週末、休日)のみ送信され、現在リアルタイムに応答できないことを知らせます。異なる目的を果たすため、両方を使用できます。
























































































































































































































